Структура занятия 1. Деловая беседа: правила подготовки и проведения. Как привлечь внимание собеседника. 2. Особенности телефонной деловой беседы. 3. Подготовка и выступление перед аудиторией. 4. Особенности подготовки и проведения служебного совещания: как привлечь внимание; как донести главную мысль; как владеть аудиторией; как закрепить успех. 5. Работа с деловой документацией.
ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА: ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ. Деловая беседа - осмысленное стремление одного человека или группы людей с помощью слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, чтобы изменить хоть что-то в какой-нибудь ситуации или установить новые отношения между участниками беседы
СТАРАЙТЕСЬ ИЗБЕГАТЬ ФРАЗ ЗАМЕНИТЬ ИХ ТАКИМИ «Я бы хотел...» «Вы хотите...» «Мне это кажется интересным...» «Ваша проблема заключается в том...» «Я пришел к такому выводу...» «Вам будет интересно узнать...» «Хотя вам это и неизвестно...» «Как вы знаете...» «Вы, конечно, об этом еще не знаете...» «Конечно, вам уже известно...» «Вероятно, вы об этом еще не слышали...» «Вы, наверное, об этом уже слышали...»
Чтобы мы активно слушали концентрируемся только на теме разговора; препятствуем возникновению посторонних мыслей, ведь скорость мышления в четыре раза больше скорости речи; не обдумываем контраргументов; используем четыре активные соответствующие реакции: а) выяснение ; б) перефразирование; в) отражение чувств; г) резюмирование.
Чтобы нас активно слушали не «зацикливаемся» на многочисленных фактах; стараемся не употреблять «критических слов», которые особенно действуют на психику, выводя человека из состояния равновесия используем метод логического скелетирования переданной информации а) передача информации разбивается на смысловые группы, между которыми расставляются логические паузы; б) в каждой смысловой группе выделяются главные по содержанию слова, и на них делается логическое ударение; в) используется весь диапазон голосовых возможностей
1. Использование аргументов: сильные – средние – самые крепкие. 2. Выбор техники. Он зависит от психологических особенностей собеседника. 3. Избегание обострений. Для нормального хода аргументации важно избегать конфронтации. 4.«Стимулирование аппетита». С психологической точки зрения удобнее всего предложить собеседнику варианты или информацию для предварительного пробуждения у него интереса. Основные правила тактики аргументации
Психологические приемы достижения согласия собеседника Обращение к собеседнику по имени Природное и доброжелательное выражение лица, мягкая и искренняя улыбка Комплименты и любезности в соответствии с правилами делового этикета Будьте терпеливым и внимательным слушателем В процессе делового общения иногда целесообразно поговорить о вашем собеседнике
Схема для любого телефонного разговора - «Семь «П» П 1. Приветствие. П 2. Представление. П 3. Причина: объяснение цели звонка. П 4. Проблема: обсуждение вопроса. П 5. Проведение итогов обсуждения. П 6. Признательность. П 7. Прощание. Продолжительность каждого этапа разговора (в секундах): П1+ П2 = 15; П3 =20; П4 =150; П5 = 35; П6 + П7 =20.
ПОДГОТОВКА И ВЫСТУПЛЕНИЕ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ Перед каждым выступающим стоит ряд последовательных задач: привлечь внимание аудитории; зажечь людей своей энергией и донести им главную мысль своего выступления; завоевать своей идеей ум аудитории; развить и закрепить успех, перенести его в жизнь.
Как привлечь внимание? С чего следует начать выступление? цитата известного человека; поражающее своей необычностью предложение; история, вызывающая немедленное сочувствие аудитории; ссылка на художественное произведение, которое недавно появилось и известно широкому кругу; рассказ из собственной жизни; умный комплимент.
Как развить и закрепить успех и перенести его в жизнь? обязательно в заключение объяснить, зачем нужна аудитории полученная информация. объясните подробно, как пользоваться полученной информацией; если информация носила познавательный характер, то и в этом случае еще раз кратко напомните, о чем шла речь.
Особенности проведения совещания Руководителю следует начать вовремя («Семеро одного не ждут»); в небольшом вступлении четко сформулировать цели и задачи совещания; согласовать правила и регламент совещания; не начинать совещания с критики и разноса подчиненных; не прерывать выступления в дебаты; время от времени переключать внимания участников на анализ процесса обсуждения; подвести итоги совещания; поблагодарить всех участников совещания за работу