Летние международные олимпиады для 1-11 классов Участвовать→
Конкурс разработок «Пять с плюсом» июнь 2021
Добавляйте свои материалы в библиотеку и получайте ценные подарки
Конкурс проводится с 1 июня по 30 июня

Презентация "Прошивка документов различными способами"

Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.
библиотека
материалов
Содержание слайдов
Номер слайда 1

Прошивка документов. Выполнила преподаватель Таранова О. А. СПб ГБУ «Профессионально-реабилитационный центр»Санкт-Петербург2021 По дисциплине ОП.03 Основы делопроизводства

Номер слайда 2

Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении. Сам процесс является важным организационным моментом. Систематизация документов

Номер слайда 3

Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено. На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее. Основные регламенты

Номер слайда 4

Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки. Назначение

Номер слайда 5

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах. Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать: Архивные (включенные в дела для передачи в архив); Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя; Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату); кадровые;Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание); Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);Нотариально удостоверенные копии и переводы. Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Какие документы нужно сшивать и зачем?

Номер слайда 6

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция. Подготовка документов к сшиванию. Оформление обложки. Обложки для документации бывают трех видов: Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4). Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими. Комплектация. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».

Номер слайда 7

Пошаговая инструкция. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Опись. Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:организацию и название документа;дату подшивки и срок хранения;подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);количество документов и подпись с указанием ФИО. Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.

Номер слайда 8

Основные инструкции: Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть. В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма. Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию. Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию. Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа. Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа. При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

Номер слайда 9

Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью. Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку; В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии. Необходимые материалы для прошивки документов

Номер слайда 10

Наклейки для прошивки документов. Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований: Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм. При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными. Обязательна надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов", где вместо прочерка ставят количество листов. Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания. Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Номер слайда 11

Схемы прошивки документов. Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно: Удалить скобы и скрепки;Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их; Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм); Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

Номер слайда 12

Схема прошивки документа в две дырки. Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой. Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. На листе сделайте надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты.

Номер слайда 13

До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см. Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны. Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы. Как прошивать документы в три дырки

Номер слайда 14

Как прошить документ в четыре дырки. Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1.5 – 2 см друг от друга. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже. Выведенные на тыльную сторону концы нити свяжите узелком и опломбируйте.

Номер слайда 15

Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена. Основные правила прошивки документов:нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией; опись дела не нуждается в нумерации;номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно. Базовые правила прошивки документов

Номер слайда 16

Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно. Вывод

Информация о публикации
Загружено: 12 февраля
Просмотров: 84
Скачиваний: 0
Таранова Ольга Алексеевна
Прочее, СУЗ, Презентации

Проверьте знания своих учеников интересными заданиями

Красочные наградные дипломы и сертификаты для участников, свидетельства и благодарности каждому учителю, ежемесячный розыгрыш ценных призов!

Скачать материал